La información es un insumo importante debido a que es la base para la construcción de conocimiento y fortalece los procesos de toma de decisión de una forma clara, precisa y concisa, congruente con el desempeño y desarrollo eficiente de las actividades que se desarrollan en el sector agrícola, específicamente para la producción y comercialización de café y cacao.
Por lo tanto, el desarrollo tecnológico del manejo de la información en las etapas de recolección, procesamiento y análisis de la misma proporciona a los productores, compradores, proveedores, importadores, organizaciones no gubernamentales, instituciones financieras, agencias de certificación y a consumidores de la cadena productiva del café o cacao, insumos para una toma de decisiones óptima en tiempo real para el desarrollo de sus actividades.
Impacto café con el objeto de contribuir a este esfuerzo, se encuentra desarrollando un piloto innovador que permita la recolección y análisis de la información de forma eficiente para la toma de decisiones: el piloto de gestión de la información denominado «información e impacto» (i +i). Impacto café ha liderado este desarrollo con las organizaciones socias del proyecto La Red, en Chiapas, durante el ciclo 2016 – 2017.
En impacto café tenemos la convicción de que el manejo de la información es vital para la toma de decisiones de las organizaciones socias de La Red, y el contar con ella de forma eficiente, eficaz y en tiempo real, dará elementos de análisis que permitirán tener una perspectiva objetiva y por ende generar expectativas planificadas desde diversos ángulos de la vida organizacional; por consecuencia, permitirá anticipar medidas preventivas o correctivas para el logro de los objetivos.
Impacto café conoce la situación actual del manejo de la información de las organizaciones socias de La Red, las cuales por lo general tienen registros de la información en formatos de campo en papel para el control interno de la producción y en diversas actividades operativas o administrativas, pero dichos registros rara vez son consolidados en bases de datos de análisis de que permitan conocer la situación de las organizaciones en los ámbitos productivos, de transformación y comercialización.
El fortalecer el manejo de la información, beneficiará en general la cadena productiva del café en la medida que pequeños productores, organizaciones de pequeños productores, clientes de mercados nacionales e internacionales, agencias de certificación, organizaciones no gubernamentales, instituciones del sector rural de gobierno, instituciones financieras, y consumidores cuenten con la posibilidad de generar indicadores para planificar sus actividades en general.
El piloto i + i, contempla la implementación de software de tecnología online/offline para recabar información en formatos digitales y sincronizarla en tiempo real (con acceso a internet), almacenándola en plataformas de manejo de bases de datos concatenadas a sistemas de análisis de la información.
En impacto café consideramos que el manejo de la información debe tener un enfoque transversal-organizacional, pues al analizarla de forma integral, nos permitirá tomar decisiones de forma estructural.
El piloto i + i, permite que los pequeños productores sean dueños y partícipes en la construcción y manejo de la información y les permite planificar sus actividades ya que al contar con su información pueden aportar a la toma de decisiones en aspectos productivos, comerciales y administrativos.
El manejo de la información vista desde este enfoque permitirá que las actividades productivas propicien el establecimiento de una “agricultura inteligente y sustentable”, pues instaurará el camino hacia la sustentabilidad de las organizaciones. El piloto i + i estará integrado por los siguientes módulos de manejo inteligente de la información.
En base al piloto propuesto, se considera a los productores como sujetos que determinan mediante la aplicación de un diagnóstico a nivel de productor las necesidades de capacitación para el fortalecimiento de sus conocimientos y habilidades que requieren para elevar su productividad y rentabilidad con el fin de transitar a una actividad productiva sustentable mediante soluciones de impacto, es decir, el desarrollo de un plan integral de capacitación acorde a las necesidades por organización, región, células y a nivel de productor. Se evalúan las siguientes áreas de gestión 1) Gestión productiva, 2) Gestión de la calidad, 3) Gestión comercial, 4) Gestión básica administrativa, 5) Rentabilidad, 6) Diversificación de ingresos y 7) Gestión ambiental.
Sin embargo, las capacitaciones por sí solas no asegurarán el éxito de una actividad sustentable; por medio de un Sistema interno de control, se recopila en primer instancia la información de la situación productiva en las plantaciones de los productores, estableciendo la situación inicial en la que se encuentran a nivel productivo, comercial y estatus de diferenciación de la producción mediante la certificación orgánica y de comercio justo de los productores, en segunda instancia se establece un mecanismo de monitoreo de las actividades que se deriven de un plan de trabajo para el fortalecimiento productivo, asegurando que los productores cuenten con un plan de manejo integral y monitoreado de su desempeño, y que en consecuencia pueda obtener retroalimentación al ser el dueño de su información.
Es decir, el énfasis está en los procesos humanos relacionados con la información, de modo que los productores pueden: i) poseer su información, ii) administrar y decidir sobre las acciones que debe de realizar, iii) ver los beneficios del manejo de la información e interiorizarlo, iv) participar activamente en la recolección de la información de forma eficiente y confiable y por lo tanto promover un proceso de cambio desde la base social hacia arriba en un proceso de organización, aprendizaje e instauración de mejores prácticas en todos los niveles.
El modelo del manejo de la información incorpora un módulo de evaluación de acceso a crédito interno por los socios de la organización; por medio de la aplicación de un Cuestionario de evaluación de crédito, los productores son evaluados en su capacidad productiva e ingresos integrales para poder afrontar un plan de mejoras productivas desarrollado con asesoría de Jóvenes Líderes de Servicio (LdS), información que permite planificar y presupuestar los recursos financieros necesarios para afrontar inversiones en mejoras productivas y minimizar los riesgos para lograr la recuperación de los créditos.
La integralidad de la información hace necesario que se cuente también con un sistema de gestión comercial y de administración estratégica monitoreada, la cual tendrá como objeto primordial el poder realizar una planificación comercial y financiera a nivel de organización/empresa social, pero se prevé que tenga la capacidad de monitorear en tiempo real el cumplimiento de las metas de acopio y comerciales con el fin de que las organizaciones puedan plantear medidas preventivas y correctivas, aunque es importante mencionar que en este piloto se trabajará con información agregada y consolidada que no provendrá del Sistema interno de control (SIC) al menos en esta etapa inicial.
Al momento, los sistemas se encuentran en un proceso de fortalecimiento y consolidación, por lo que se espera una implementación piloto en las organizaciones socias de La Red y que se implementen formalmente en ciclos posteriores.
